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5 claves de seguridad en tu oficina que debes considerar antes de irte de vacaciones

Las ansiadas vacaciones de verano han llegado. Por fin, después del estrés de garantizar que todo está cerrado, que puedes irte tranquilo… ¡Ya están aquí tus merecidos días de descanso! Seas más de playa o de campo, no dejes que se te arruinen las vacaciones por descuidos, totalmente evitables. Te dejamos estos tips para que te asegures que todo va sobre ruedas mientras cierras por vacaciones.

Con la llegada del mes de agosto, llega también el cierre por vacaciones de muchas empresas y con ello, los hurtos, robos y destrozos. Estadísticamente el verano es la época en la que en mayor medida aumentan los robos en las viviendas y oficinas debido a que, al no encontrarse ocupadas, es bastante más fácil entrar en ellas que cuando tenemos actividad normal. Para que puedas disfrutar tranquilamente de tu periodo vacacional, hoy te traemos 5 aspectos de seguridad que debes tener en cuenta antes de echar la llave por vacaciones en la oficina.

Sistemas de seguridad

Aunque casi todas las oficinas disponen de sistemas para la vigilancia y control de su seguridad, no debemos relajarnos y ser conscientes de la importancia que tiene que estos funcionen correctamente, se encuentren actualizados y, por supuesto, estén conectados las 24 horas del día. En caso de no tener dispositivos de vigilancia, es recomendable que lo hagas, ya que su colocación disminuye notablemente el riesgo de robos. Algunos de los más eficientes son los sistemas de alarma, las cámaras de seguridad y los controles de acceso. Aunque supone un gasto económico, ganarás una mayor tranquilidad y podrás disfrutar mucho mejor tu viaje. Además, a pesar de ser unos días para desconectar, si estás intranquilo siempre podrás acceder a las cámaras desde el móvil cómodamente.

Equipos y copias de seguridad

Para asegurarte que al volver está todo como lo dejaste, lo primero que debes hacer antes de irte es hacer una copia de seguridad de todos los documentos y trabajos en tu servidor. En cuanto a los equipos, tras hacer la copia de seguridad, te recomendamos que los desconectes. Esto es porque al mantenerlos enchufados, es probable que a tu vuelta alguno esté estropeado por el calor, subidas de intensidad en la corriente o que por un incidente se rompa una ventana y se mojen. Para aquellos que sean necesarios dejarlos encendidos, es importante que realices una limpieza de los canales de ventilación para prevenir que dejen de funcionar por  sobrecalentamiento. Aunque sabemos que lo último que quieres hacer en tus vacaciones es algo relacionado con el trabajo, aparte de cuidar el mantenimiento de los equipos, debes tomar otras precauciones antes de irte por si necesitas resolver una urgencia a distancia. Para ello, prepara una conexión remota para poder acceder telemáticamente a los datos y herramientas de trabajo desde cualquier lugar o, si trabajas desde la nube, asegurate de contar con acceso a Internet y a los dispositivos necesarios. seguridad en la oficina

Los grandes chivatos: las persianas, el correo y el teléfono

Pues sí, las persianas bajadas, la acumulación de correo postal y un teléfono al que no se responde son los grandes aliados de los ladrones. Todas estas señales hacen que sea fácilmente reconocible que no pasa nadie por la oficina desde hace días. Las persianas bajadas durante varios días seguidos es señal de que no hay nadie. Es mejor que las dejes a medio subir para que al menos parezca que hay alguien de paso. En cuanto al teléfono, basta con conseguir el número de la oficina y llamar un par de veces desde fuera, escuchar que suena y que nadie lo coge para saber que no hay nadie. Es mejor que lo desconectes o bajes el volumen, así, al no escuchar nada, es más probable que piensen que el número no coincide. En último lugar, si tienes en la oficina un buzón que está a la vista, con el paso de los días el correo se irá acumulando y será una pista más para identificar que desde hace un tiempo no hay movimiento y tienen vía libre. La solución para esto es contar con una persona de confianza o apoyo para que de vez en cuando lo recoja.

La persona de confianza

Lo mejor para despistar a los ladrones es confundirlos con el movimiento de personas en la oficina de vez en cuando. Es posible, que bien o por cierre de la empresa o porque coinciden las fechas de las vacaciones de los empleados, haya una temporada en la que nadie entre y salga de allí. Para mantener la apariencia de movimiento, es importante contar con una persona de confianza que pueda pasarse de vez en cuando. La idea es que permanezca allí durante un rato y no solo entre y salga de la oficina. Sabemos que es algo complicado que alguien externo quiera o pueda llevarse allí un buen rato; por ello, puedes contar con nuestra ayuda y solucionar varios aspectos a la vez. Contratando los servicios de limpieza, además de conseguir que la oficina esté habitada de vez en cuando, la mantendrás limpia y con la temperatura controlada. Además, podrás solucionar el tema del correo, subir o bajar las persianas para que no tengan siempre la misma posición y encender los sistemas de ventilación y aire de vez en cuando para evitar excesivas temperaturas en los equipos.

Redes sociales

Cada día, es mayor la costumbre de compartirlo todo a través de las redes sociales, sobre todo las salidas y viajes. Esto puede resultar peligroso, aparte de para tu hogar, para la oficina si se sabe que estará cerrada por vacaciones. Te recomendamos que este tipo de contenido lo subas una vez hayas vuelto a la ciudad o, al menos, mantengas tus publicaciones en privado y entre contactos de confianza. De la misma forma, es preferible que no dejes en el teléfono de la oficina un mensaje en el contestador con el periodo de vacaciones, es algo peligroso. Es preferible que mandes un correo a tus clientes de manera individual. Estos son algunos consejos básicos a tener en cuenta antes de marcharte de vacaciones y dejar tu oficina cerrada durante más tiempo de lo habitual. Pero si conoces alguno más, no dudes en compartirlos con nosotros. ¡Y por supuesto! No dudes en contar con nuestra ayuda para llevarlos a cabo y disfrutar tranquilamente de tus planes. ¡Hasta la semana que viene!

Azahara Benito Carrillo
About Azahara Benito Carrillo
Especialista en Inbound Marketing y Desarrollo de Marca. Azahara ha desarrollado su carrera entre Reino Unido y España. Apasionada del marketing y la comunicación colabora en el desarrollo de una estrategia de inbound marketing que ayude a la consecución de sus objetivos de Aecetia.

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